W jakich formatach plików składać oferty?

Pisanie ofert – jaki jest najlepszy format pliku?

   Kilka razy zdarzyło mi się, że otrzymałem ofertę w pliku, którego nie mogłem otworzyć z niezależnych ode mnie przyczyn. Nieczytany plik można przekonwertować online - lecz niestety najczęściej w takich sytuacjach plik pozostaje nieprzeczytany...

Profesjonalizm to nie tylko dobre produkty i usługi lecz także troska o czas klienta - dbanie o łatwy dostęp do naszych treści po prostu się opłaca.

   Wysyłając ofertę naszemu klientowi najczęściej zapisujemy ją jako domyślny format naszego edytora tekstów - jednym z najpopularniejszych jest oczywiście microsoftowy Word. Niestety rzadko bierzemy pod uwagę, że nasz odbiorca nie jest w stanie otworzyć pliku *.doc. Dlaczego?

   Powodów jest kilka – nasz klient po prostu może nie posiadać programu Word – w dużych firmach często pakiet Microsoft Office jest zastępowany darmowym pakietem OpenOffice, który próbuje otwierać pliki wordowskie lecz nie zawsze się to udaje (niedziałające zewnętrzne linki, nieporawne formatowanie tabel, tekstów, nierozpoznane kodowanie). Może się także zdarzyć, że plik utworzony w nowym Wordzie nie jest otwierany przez starszą jego wersję.

   Taka sama sytuacja jest z plikami prezentacji PowerPoint – nazwa „prezentacja” jest utożsamiana ze świetnym narzędziem do zaprezentowania firmy lub palety produktów. Niestety to mylący skrót myślowy – PowerPoint służy przede wszystkim do wyświetlania na projektorze lub zewnętrznym monitorze prezentacji z komputera autora – odtworzony na innym komputerze z inną wersją oprogramowania może być nieczytelny.

   Pamiętajmy, że nigdy nie jesteśmy pewni jaki rodzaj oprogramowania ma osoba do której wysyłamy materiały.

   Jak więc zapisywać? Wspólnym mianownikiem wszystkich platform jest dziś format PDF otwierany przez darmowy AcrobatReader – który będzie otwierany i poprawnie wyświetlany ze wszystkimi czcionkami, grafikami i formatowaniami. Aktualnie wszystkie duże edytory tekstu (Office Word – także w wersji Starter, OpenOffice Writer) i grafiki (Photoshop, CorelDraw) mają funkcję eksportu do PDF.

      Skąd wiadomo, że nasz klient ma zainstalowany program AdobeAcrobat? Jest to wysoce prawdopodobne ponieważ jest on wymagany do odczytu umów licencyjnych (innych programów) więc najczęściej jest domyślnie instalowany przez firmowych informatyków (jest programem darmowym).

Pliki PDF mają także taką zaletę, że są o wiele mniejsze od plików edytora tekstu a więc szybciej prześlemy je mailem, ten format również świetnie radzi sobie z wydrukiem.